1. Descrição e âmbito do tratamento de dados
Hotéis, pensões e outras instalações de alojamento podem recolher dados pessoais dos seus hóspedes e armazená-los em procedimentos automatizados, na medida em que tal seja necessário no âmbito do contrato de alojamento. Como regra geral, isso também inclui dados de faturação sobre alimentos e bebidas, chamadas telefónicas feitas a partir do quarto e/ou outros serviços específicos do hotel. Devido aos regulamentos nacionais de registo, os hotéis e estabelecimentos de alojamento são obrigados a solicitar informações sobre o hóspede, tais como o nome e apelido, data de nascimento, local de residência e nacionalidade.
A SANA Hotels Portugal, S.A., Edifício Myriad Crystal Center, Cais das Naus, Lote 2.15.02, 1990-173 Lisboa, Portugal é responsável por fazer as reservas centrais. Para aumentar os nossos serviços, fazemos a gestão de todos os dados recebidos no software hoteleiro central dentro do grupo hoteleiro. O hotel no qual a reserva é feita é responsável por isso.
Os respetivos dados de reserva só podem ser visualizados pelo responsável. Juntos, o acesso aos dados mestre de um hóspede é utilizado, por exemplo, para fazer uma reserva para outro hotel ou serviço numa data posterior, para fazer uma remarcação ou para realizar atividades de marketing de forma centralizada. Os serviços centrais, como reserva e marketing, acedem a estes dados. A base legal para o tratamento de dados é o nosso legítimo interesse no tratamento de dados no âmbito da administração central e utilização dos dados dos nossos clientes e parceiros de negócios dentro do grupo hoteleiro.
Se os serviços forem utilizados, por regra, apenas esses dados são recolhidos conforme necessário para a prestação dos serviços. Se forem recolhidos mais dados, estes tratar-se-ão de informações voluntárias. Os dados pessoais são tratados exclusivamente com o objetivo de cumprir o serviço solicitado e para proteger os nossos próprios interesses comerciais legítimos de acordo com o art.º 6(1) f) do RGPD.
As informações de contacto dos hóspedes/clientes podem ser utilizadas posteriormente pelo departamento de vendas para fins publicitários. As campanhas publicitárias incluem, preferencialmente, o envio de e-mails. A utilização do endereço de e-mail requer o consentimento do hóspede/cliente de acordo com o art.º 6(1) a) do RGPD.
Os seus dados apenas serão tratados para finalidades diferentes das acima mencionadas se esse tratamento estiver ao abrigo do art.º 6(4) do RGPD e se for compatível com as finalidades originais da relação contratual. Iremos informá-lo destas operações de tratamento antes de proceder ao tratamento dos seus dados desta forma.
2. Base legal para o tratamento de dados
A base legal para o tratamento dos dados é a celebração de um contrato com o cliente.
Os dados transmitidos serão armazenados no nosso software e utilizados para celebrar o contrato. Caos não exista uma relação contratual, os dados serão eliminados ao fim de um ano, no final do ano.
3. Grupos de pessoas afetadas, dados e categorias de dados
A fim de cumprir as finalidades listadas, os dados pessoais são recolhidos, tratados e utilizados para as seguintes categorias:
_Dados do cliente (dados de contacto, dados da reserva, solicitações do cliente, dados de faturação)
_Outros dados do cliente (especificamente dados de endereço, faturação e dados de desempenho)
_Dados das partes interessadas (especificamente interesse no alojamento, dados de endereço)
4. Destinatários a quem os dados podem ser divulgados
Os dados podem ser comunicados aos destinatários subsequentes:
_Unidades internas envolvidas na execução e cumprimento dos respetivos processos empresariais (por exemplo, hotéis do grupo hoteleiro, reserva central, contabilidade, vendas e marketing, organização informática) Órgãos públicos que recebem dados com base em regulamentações legais (por exemplo, forças policiais, autoridades públicas)
_Contratantes externos de acordo com o art.º 28 do RGPD (prestadores de serviços)
_Outros organismos externos (por exemplo, instituições de crédito, empresas, desde que os titulares dos dados tenham dado o seu consentimento por escrito ou que a transmissão seja permitida para interesses legítimos superiores)
5. Finalidade do tratamento de dados
A principal finalidade da recolha, tratamento ou utilização de dados pessoais é a administração dos clientes no âmbito do contrato de acordo com o art.º 6(1) b) do RGPD.
6. Duração do armazenamento
O legislador decretou várias obrigações e períodos de retenção. Após a expiração desses períodos,
os dados e registos de dados correspondentes são rotineiramente eliminados ou anonimizados, se já não forem necessários para o cumprimento do contrato.
7. Opção para oposição e eliminação
O utilizador pode, a qualquer altura, opor-se ao tratamento de dados pessoais. Para esse fim, configurámos o endereço de e-mail privacy@sanahotels.com.